25 tâches que vous pouvez déléguer à une adjointe virtuelle

La question qui m’est la plus souvent demandée est « c’est quoi une adjointe virtuelle ? », suivie par « ça fait quoi une adjointe virtuelle » ?

Elle fait les mêmes tâches qu’une adjointe administrative en entreprise. La différence est qu’elle est à son compte, une travailleuse indépendante, et elle travaille de chez elle. Ce qui est à l’origine du mot « virtuelle ». Nous pourrions aussi dire adjointe indépendante. Entre nous, je préférais ce terme. Dans les faits, la provenance du titre en français vient d’une traduction de l’anglais « Virtual Assistant ». J’ai entendu également le terme secrétaire à la carte, assistante virtuelle… Ce n’est qu’une question de sémantique !

Wikipédia parle d’assistance virtuelle en ces termes : « est un entrepreneur indépendant qui fournit des services de secrétariat et de soutien administratif… »

Avant de commencer à vous énoncer ma liste, il est important que vous sachiez qu’une adjointe virtuelle est une « généraliste ». Elle se doit être capable de toucher un peu à tout. Elle démontre un grand sens de l’adaptation, de polyvalence et d’autonomie. Cette dernière qualité est primordiale, parce qu’elle doit se former pour répondre aux différentes demandes et rester à jour. Si vous êtes spécialisés dans un domaine, il y a de grandes chances que vous ayez besoin des services d’une adjointe virtuelle afin de pallier à certaines limites et pour vous aider à croitre votre entreprise.

Une autre chose que je remarque chez les entrepreneurs, une raison majeure de ne pas utiliser les services d’une adjointe virtuelle, c’est qu’ils n’ont aucune idée des tâches à déléguer. La première étape à faire est de se poser la question, quelle est la tâche qui consume beaucoup de votre temps ? Ensuite, y a-t-il que vous qui puissiez faire cette tâche ? Si la réponse est non, vous pouvez déléguer cette obligation.

Je vais vous aider en dressant une liste sommaire des tâches qu’une adjointe virtuelle peut faire pour vous.

Ne soyez pas outré si j’en oublie !

1. La tenue de livres
2. Gestion de votre facturation
3. La gestion de votre agenda
4. La gestion et le tri de vos courriels
5. Organiser vos rendez-vous avec vos clients
6. Le suivi avec vos clients. Envoyer vos remerciements, une carte de souhaits, répondre à leurs questions. Ainsi, ces petits détails sont des gages de fidélité.
7. La planification de vos voyages comme la réservation d’hôtel ou vos billets d’avion et planifier votre itinéraire
8. La gestion de vos fichiers comme organiser vos documents sur votre ordinateur ou sur un serveur externe tel Dropbox, Google drive, iCloud… En passant, il existe un système appelé TeamViewer qui nous permet de travailler sur votre ordinateur à distance, avec votre autorisation naturellement !
9. La création de bases de données. Mettre à jour vos contacts ou votre liste pour vos infolettres.
10. Faire la recherche sur certains sujets, entre autres pour créer des articles sur votre blogue ou alimenter vos infolettres
11. Créer vos présentations PowerPoint
12. La saisie de vos données comme de mettre à jour le profil de vos clients, inscrire des notes à leur dossier, les cartes professionnelles recueillies
13. Transcription de vos vidéos ou audio, vos messages vocaux, de vos documents
14. La configuration et la gestion de votre système d’envoi de vos infolettres (comme Mailchimp, Sendinblue ou autres)
15. Rédaction de vos infolettres, de votre correspondance
16. L’organisation personnelle, mais oui ! Et pourquoi pas ? Acheter des présents à votre famille, vos clients, vos achats personnels
17. Organisation de vos évènements
18. Le recrutement. Sur ce point, je vous encourage à vérifier si l’adjointe virtuelle a les compétences pour le faire. Malheureusement, trop souvent le processus d’embauche est négligé
19. Configurer vos comptes de réseaux sociaux tels que LinkedIn, Facebook, Instragram, Twitter
20. La gestion de vos comptes de réseaux sociaux est maintenant devenue des incontournables pour promouvoir votre entreprise
21. La gestion et la mise à jour de votre site internet
22. Échanger des commentaires avec les utilisateurs de vos réseaux sociaux
23. Filtrer et répondre aux commentaires sur votre blogue
24. Commenter pour vous les articles des autres afin d’augmenter les liens vers votre site internet
25. Créer des sondages en ligne et compiler les statistiques des répondants.

Il y a toujours plus de solutions que de problèmes !

Cette liste n’est qu’une série d’exemples de tâches qu’une adjointe virtuelle peut faire pour vous. Une chose importante à noter est qu’il ne faut pas s’attendre à ce que la personne soit parfaite dans TOUTES ces tâches, mais comme je l’ai mentionné au début, elle s’adaptera rapidement.

Également, la solidarité entre adjointes virtuelles est étonnante. Afin d’être efficaces, elles savent s’entourer de collaborateurs. L’entraide est fréquente et même très courante dans ce domaine, justement à cause de la polyvalence exigée par l’emploi.

Et puis ? Quand commencez-vous à collaborer avec une adjointe virtuelle ?

Je vous invite à me contacter pour plus d’informations au info@lyndadionneadjointevirtuelle.com

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