Bien des gens ignorent comment utiliser PowerPoint et devoir faire une présentation relève donc du défi. Tout d’abord, je vais tout de suite être claire. Vous ne devriez JAMAIS vous servir de ce logiciel comme une béquille. Il est fondamental de retenir que le contenu est avant tout plus important que le contenant.
Tout récemment, je devais faire la présentation de mon entreprise à un groupe d’entrepreneurs d’une durée de dix minutes. Voulant bien faire les choses, j’ai fait ma petite recherche avant de commencer et cela m’a inspiré, notamment à écrire cet article.
Le logiciel PointPoint qui tuera votre présentation
Mal utilisé, il pourrait avoir de graves impacts sur la qualité de votre présentation. Si votre auditoire oublie ce que vous êtes en train de dire à cause des diapositives surchargées, il est étourdi par la multitude de pages qui défilent devant lui, essayant avec misère de lire le roman que vous lui avez concocté et un visuel coloré ressemblant presque à un sapin de Noël illuminé, vous faites fausse route … Par conséquent, votre message manquera d’inspiration. Tant qu’à y être, pourquoi ne pas les avoir invités à faire une sieste à la place !
Je sais, je fais de l’ironie! Le document que vous créez avec PointPoint doit être un support à ce que vous dites afin de garder justement l’attention de votre auditoire.
La règle fondamentale du 5x5x20
Une règle très simple à retenir. Vos pages doivent être claires et épurées.
- Une liste de maximum 5 puces sur une page ou si vous préférez une liste numérotée
- Un maximum de 5 mots par point
- La grosseur des caractères doit être toujours plus grande ou égale à 20.
Si vous n’y arrivez pas, vous avez besoin de revoir votre plan de présentation et vos objectifs. En fait, il faut surtout éviter de noyer l’idée dans du texte. Notez que les images sont beaucoup plus puissantes que les mots.
Imaginez un scénario
Essentiellement, votre scénario devra inclure 3 parties.
Pour un exposé convaincant :
- La situation
- Le problème
- La solution.
Pour une exposé informatif :
- La situation
- L’idée, le produit ou le sujet
- Pourquoi est-ce important ?
D’ailleurs, sans plan, vous aurez tendance à mettre l’accent sur ce qui est superflu, serez peu convaincant, vous oubliez des points primordiaux et vous dépassez la limite de temps.
Tout d’abord, vos images et vos pages ne devraient JAMAIS être créées avant d’avoir un plan détaillé. En outre, vous risquez d’inclure des diapositives qui seront accessoires, d’apporter des discussions non essentielles et pertinentes ou insérer des pages avec de l’information qui n’appuie pas vos arguments.
Commencer par attirer l’attention
Avant tout, captez l’attention de votre auditoire par une idée bien pensée pour introduire votre sujet comme des statistiques choquantes, des citations intéressantes, une bonne blague, un exemple concret ou une histoire personnelle. Piquez leur curiosité!
Être réaliste au sujet de la durée
Garder à l’œil le temps et ajuster votre présentation en conséquence. Également, souvenez-vous que même si vous simplifiez vos pages, expliquer verbalement prend plus de temps. Pratiquer plusieurs fois et éviter de parler trop vite. Il est préférable d’utiliser un débit plus lent et prendre de courtes pauses afin de permettre à votre auditoire de bien comprendre le contenu. Prévoyez des transitions.
Idéalement, si la durée de votre présentation est de 30 minutes, vous deviez compter environ une douzaine de pages. Notamment, prévoyez le temps nécessaire pour chaque page. Gardez en tête, une idée par page. Je répète… une page, une idée ! 💡
Inclure absolument une période de questions à la fin de votre exposé.
En résumé ce dont il ne faut pas faire :
- Négliger de développer un plan de présentation
- Créer ses diapositives avant d’avoir terminé son plan
- Mettre trop d’informations sur une page
- Utiliser trop de pages et compromettre le temps de votre présentation.
Est-ce vous ?
Vous perdez beaucoup de temps à créer vos diapositives sur PowerPoint ? Les pages que vous créez sont trop compliquées ? De surcroît, vous cherchez beaucoup trop à faire des effets spéciaux ? Vos connaissances sur PowerPoint sont limitées et vous gaspillez votre temps à fouiller ? Rassurez-vous, ce n’est pas obligatoire d’utiliser ce logiciel ! Il y a pourtant bien des manières de faire un exposé. Mettez-y vos couleurs et servez-vous de votre imagination !
Par contre, si vous voulez utiliser PowerPoint, faites des présentations très simples (rares sont les exposés qui utilisent des options avancées), demandez de l’aide à quelqu’un qui peut vous aider telle qu’une adjointe qui connait ce logiciel.
Simplifiez-vous la vie!
En d’autres mots, vous aimeriez déléguer cette tâche, je peux vous aider. J’offre effectivement ce service aux travailleurs autonomes et entrepreneurs, qui donnent des conférences, des formations ou autres, désirant avoir aussi des présentations professionnelles avec de l’animation sur leur page. N’hésitez pas à me contacter en m’écrivant : info@lyndadionneadjointevirtuelle.com. Je vous invite également à consulter les services offerts.
Toutefois, vous désirez en savoir davantage, voici une vidéo trouvée sur YouTube suggérant des exemples simples et de base de PowerPoint : faire un beau diaporama avec PowerPoint 2013. Bon visionnement!
Lynda Dionne, adjointe virtuelle
