Une collaboratrice administrative, la semaine du personnel de soutien 

Une collaboratrice dont vous avez besoin !

Cette année, la semaine du personnel de soutien administratif se déroulera du 22 au 28 avril 2018 et la journée internationale des secrétaires professionnelles se tiendra le mercredi 25 avril. C’est en juin 1952 que s’est tenue la toute première semaine de la secrétaire !

Cet évènement revient chaque année. Comment retenir ces dates ? Depuis 1955, la période pour souligner l’effort du personnel de soutien a lieu la dernière semaine complète d’avril, samedi et dimanche inclus. Tandis que la journée internationale des secrétaires se situe toujours le mercredi de cette même semaine. (Source : IAAP

Pourquoi avoir créé ces évènements ? En fait, à cette époque, le marché du travail vivait une pénurie de ressources humaines qualifiées dans ce domaine et l’objectif initial était de promouvoir ce métier. 66 ans plus tard, les employeurs se heurtent encore à la même situation.

Un métier répandu, un métier polyvalent !collaboratrice-administrative

Les critères souvent recherchés d’une adjointe sont la polyvalence et de savoir prendre des initiatives. Dans les petites entreprises, il n’est pas rare de voir les adjointes sollicitées pour résoudre les petits tracas quotidiens de la vie de bureau. C’est pourquoi que je considère l’expression « collaboratrice administrative » plus appropriée dans bien des cas. 

Une adjointe traditionnelle

C’est une employée, une salariée travaillant pour une entreprise. En réalité, elles sont plus nombreuses à choisir d’exercer leur métier au sein d’une société.

Une adjointe virtuelle 

Alors qu’un petit nombre d’adjointes administratives, ayant l’esprit entrepreneurial, décident de devenir leur propre patron en devenant adjointes virtuelles. Avec l’arrivée des technologies facilitant le travail à distance, c’est maintenant un métier qui peut facilement se pratiquer sans se déplacer. Avec un ordinateur, une bonne connexion internet, il est possible de faire de la saisie de données, de rédiger et faire la correction de documents, le suivi de rendez-vous, et plus encore ! Tout ça depuis son domicile ! Je vous invite à consulter un article que j’ai écrit sur les tâches que vous pouvez déléguer à une collaboratrice administrative.

Pourquoi engager les services d’une collaboratrice administrative virtuelle ?

Si votre budget est limité ou les tâches à donner sont insuffisantes pour employer une personne à temps plein, mais quelques heures par mois vous suffisaient, l’option de recourir aux services d’une adjointe virtuelle s’avère un avantage pour vous. Notamment, vous évitez de fournir le matériel de bureau, l’équipement, les logiciels, etc. Vous éliminez les coûts rattachés aux vacances, des journées fériées, les congés de maladie, les avantages sociaux, les assurances, les remises au gouvernement pour la RRQ ou l’assurance-emploi ; l’adjointe virtuelle sera responsable de sa formation. De surcroit, la facturation des heures utilisées pour l’exécution de vos tâches remplacera la gestion de la paie.

Pourquoi payer plus cher pour une adjointe virtuelle ?

Après vous avoir fait l’énumération des gains de faire appel aux services d’une adjointe virtuelle, il est tout à fait normal de débourser un taux horaire un peu plus élevé. Pensez-y ! Elle aura notamment le devoir comme tout le monde de verser 21 % au gouvernement en impôts sur le revenu, le régime des rentes (au Québec) et elle est responsable de son fonds de pension. S’ajouteront à cela les frais de fournitures, de logiciels et une partie de son temps à la prospection.

Gardez en tête qu’une collaboratrice bien rémunérée voudra alors vous en donner pour votre argent !

Une véritable relation d’affaires

Bâtir une relation de confiance demande du temps et apprendre à travailler efficacement à distance demande des ajustements. Une fois le lien professionnel établi, les deux parties ont tout à gagner !

L’objectif primaire de l’adjointe sera de rentabiliser sa propre entreprise. Cependant, elle aura l’objectif de devenir le bras droit de ses clients, les aider à être rentables, diminuer leur charge de travail et augmenter leur temps à des activités à valeur ajoutée revient à dire que leur succès sera également sa réussite.

Par conséquent, l’adjointe virtuelle peut vite devenir une partenaire d’affaires. Elle travaillera avec vous et pas seulement pour vous. Déléguez à une collaboratrice administrative revient à dire que vous vous réservez des moments de qualité ainsi que du temps important pour la croissance de votre entreprise.

Reconnaissance

Qu’elle soit une adjointe administrative ou virtuelle, apprenez à valoriser ses compétences et à reconnaitre son importance dans votre entreprise. Sachez, malgré votre emploi du temps chargé, discerner que vous ne puissiez exécuter tout ce travail sans faire équipe avec elle. À vrai dire, elle sera un atout, une collaboratrice précieuse !

Conclusion

Depuis plusieurs années, l’attention donnée aux entrepreneurs par leur contribution est reconnue essentielle à la santé de notre économie. L’augmentation grandissante des travailleurs autonomes (au Québec) démontre que les besoins en soutien administratif suivent la même courbe de croissance. Somme toute, je crois que le métier d’adjointe virtuelle deviendra fondamental. Pourquoi ? Tous ces entrepreneurs ont besoin plus que jamais de personnel qualifié. L’adjointe virtuelle offre la flexibilité sur plusieurs facettes de son travail qui est d’ailleurs, très adapté aux exigences entrepreneuriales.

J’ai également utilisé le mode au féminin parce que la majorité des adjointes administratives sont des femmes. S’auriez-vous apte à me dire pourquoi peu d’hommes adoptent ce métier ? Partagez-moi vos réflexions !

Enfin, le terme de collaboratrice administrative m’a été inspiré par l’Association du personnel de soutien administratif du Québec (APSAQ).

Le mot de la fin

« Si toutes les secrétaires décidaient de faire la grève demain matin, l’économie de notre pays serait en danger en moins de quelques jours » — Ronald Reagan.

Signature Lynda Dionne adjointe virtuelle

 

votre collaboratrice administrative

 

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