Si vous détenez un fichier Excel contenant une liste de contacts, vous pouvez les importer rapidement en utilisant un fichier CSV.
L’idée de cet article m’est venue à la suite de recherches faites sur internet pour des clients m’ayant demandé de leur créer une liste de contacts. Connaissant Excel, j’ai recueilli rapidement le nom, l’adresse, les courriels, le site internet et de Facebook. En somme, le but était de créer une base de données pour l’envoi de courriels de sollicitation ou d’une offre promotionnelle.
Toutefois, je n’arrivais pas à importer ces données dans Outlook ou sur l’hébergeur du site de mon client. J’avais beau essayé de plusieurs façons, rien à faire. Dans les faits, c’est très simple de faire la conversion. J’avais une énigme à élucider !
Notamment, ma version Excel (2016) sur Mac refusait d’importer les contacts. À vrai dire, il était hors de question de recommencer mon travail et d’entrer manuellement dans le carnet d’adresses d’Outlook de mon client tous ces nouveaux contacts. La première phase de mon travail en comptait déjà 150.
Dans ces conditions, je fis appel à mon meilleur ami pour résoudre ce problème. Le moteur de recherches de Google !
Qu’est-ce qu’un fichier CSV ?
L’acronyme CSV se traduit par « Comma-Separated Values » et désigne un fichier informatique de type tableur, dont les valeurs sont séparées par des virgules. En d’autres mots, c’est un fichier texte dont le contenu représente une suite de caractères. Ce format est peu connu, mais il est très utilisé à exporter ou importer des bases de données.
Lire un fichier CSV est assez simple. Chaque ligne du texte correspond à une ligne du tableau et chaque virgule équivaut à une séparation entre les colonnes. Je vous fais la démonstration.
Version Excel
Voici à quoi ressemble votre tableau lorsque vous faites la collecte de vos contacts ou de votre base de données. Vous remarquez que des colonnes divisent les données. D’ailleurs, je vous conseille d’éviter d’utiliser les accents ou des caractères spéciaux. Cela va vous simplifier la tâche.
Conversion au format CSV
Dès que vous avez terminé votre liste de contacts, vous êtes prêt à importer vos données. Elles seront dorénavant divisées par des virgules et sur une seule ligne. Il est aussi possible que vous voyez des guillemets séparant les données à la place : « Rose », « Lafleur », « roselafleur@exemple.com », » www.contacts.com « , c’est tout à fait normal.
Votre fichier Excel ressemblera à ceci après la conversion en CSV, vous voyez la différence ?
Pourquoi utiliser un fichier CSV pour importer mes contacts ?
C’est la solution la plus pratique. Vous transférez vos contacts une seule fois à partir d’un fichier CSV plutôt que d’ajouter vos relations un par un dans votre carnet d’adresses. Ce qui est vraiment plus rapide, surtout si vous comptez vos contacts par dizaines ! Dans mon cas, je fais beaucoup de copier/coller, de sorte que je travaille plus rapidement !
Comment convertir un fichier Excel en CSV
- Ouvrez votre fichier Excel
- Cliquez sur « Fichier » puis « Enregistrer sous »
- Sélectionnez le format du fichier « CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (*.csv) »,
- Cliquez sur « Enregistrer »,
Maintenant, vous pouvez importer vos données dans votre carnet d’adresses !
C’est assez simple en général. Comme je vous ai mentionné, je travaille avec Mac et j’ai rencontré des embuches à importer mes contacts. Je vous partage donc une solution trouvée pour ceux qui vivraient les mêmes obstacles.
Google Drive
Si vous n’avez pas de compte Google, je vous encourage à vous créer un compte. Google Drive est un serveur nuagique où vous pouvez emmagasiner des documents et les consulter aisément sans avoir votre ordinateur personnel avec vous. C’est un très bon serveur à distance. Cependant, je garde une certaine réserve avec les documents à caractère confidentiel. Vous pouvez malgré tout les protéger par des mots de passe. Oups ! Je m’écarte de mon sujet !
Voilà :
- Ouvrir Google Drive
- Ensuite, cliquez sur nouveau et choisissez : Google feuille de calcul
- Copiez/collez vos données de votre fichier Excel à ce nouveau fichier
- Enregistrez ce dernier fichier sous le format : valeurs séparées par des virgules (.csv) — le document que vous obtiendrez sera finalement bien encodé en UTF-8 (l’abréviation de l’anglais Universal Character Set Transformation Format – 8 bits, c’est un codage de caractères informatiques).
Vous êtes maintenant prêt à importer vos contacts ! Yépi !!
Excel
Excel est le logiciel parfait pour accumuler des contacts que vous pourrez par la suite exporter ou importer selon vos besoins. Par exemple, vous cumulez les cartes professionnelles et vous ne savez pas quoi en faire, Excel est un outil idéal pour faire l’entrée de données de vos contacts pour ensuite les importer dans un carnet d’adresses. Si un jour vous perdez vos contacts ou vous changez de fournisseur pour vos courriels, vous aurez toujours accès à votre banque de données de tous vos contacts et vous pourrez les importer à nouveau !
Vos données comportent des caractères spéciaux (£, ê, è, é, î, ü…)
- Non, votre fichier ne compte pas de caractères spéciaux : super, vous pouvez donc importer vos contacts ;
- Oui, votre fichier a des caractères spéciaux. Par conséquent, vous aurez à faire des petits ajustements manuels. Par contre, les adresses électroniques ne peuvent avoir de caractères spéciaux. Elles ne seront pas valides et pour cette raison, vous ne pourrez pas les utiliser.
Un logiciel incontournable
La connaissance d’Excel n’est pas très répandue et pourtant, c’est un logiciel fantastique et plein de possibilités. Si vous comptez parmi ceux qui ignorent comment utiliser Excel, mais vous désirez obtenir une base de données de vos contacts à importer dans votre carnet d’adresses, faites appel à une adjointe virtuelle qui saura vous aider.
J’offre le service de recherches sur internet et la création d’une base de données selon vos besoins et vos critères. Vous aimeriez importer vos contacts dans Outlook, dans Mailchimp, Sendinblue, Cyberimpact, ou autres applications pour vos campagnes ou vos infolettres et vous avez besoin d’aide. Je suis à votre service et vous pouvez me joindre via mon adresse électronique : info@lyndadionneadjointevirtuelle.com.
Ne laissez pas vos contacts dormir dans vos tiroirs…
Si vous désirez en savoir davantage sur les tâches qu’une adjointe virtuelle peut accomplir, je vous invite à consulter un article que j’ai écrit à ce sujet : 25 tâches que vous pouvez déléguer à une adjointe virtuelle.
J’espère que ce texte vous a été utile ! Pensez à partager! Vous pourriez avoir dans vos connaissances quelqu’un à qui cette information lui serait utile pensant devoir faire tout le travail manuellement. Vous lui ferez gagner du temps!
Au plaisir de lire vos commentaires!
