Comment importer une liste de contacts Excel à un carnet d’adresses ?

Si vous détenez un fichier Excel contenant une liste de contacts, vous pouvez les importer rapidement en utilisant un fichier CSV.

L’idée de cet article m’est venue à la suite de recherches faites sur internet pour des clients m’ayant demandé de leur créer une liste de contacts. Connaissant Excel, j’ai recueilli rapidement le nom, l’adresse, les courriels, le site internet et de Facebook. En somme, le but était de créer une base de données pour l’envoi de courriels de sollicitation ou d’une offre promotionnelle.

Toutefois, je n’arrivais pas à importer ces données dans Outlook ou sur l’hébergeur du site de mon client. J’avais beau essayé de plusieurs façons, rien à faire. Dans les faits, c’est très simple de faire la conversion. J’avais une énigme à élucider !

Notamment, ma version Excel (2016) sur Mac refusait d’importer les contacts. À vrai dire, il était hors de question de recommencer mon travail et d’entrer manuellement dans le carnet d’adresses d’Outlook de mon client tous ces nouveaux contacts. La première phase de mon travail en comptait déjà 150.

Dans ces conditions, je fis appel à mon meilleur ami pour résoudre ce problème. Le moteur de recherches de Google !

Qu’est-ce qu’un fichier CSV ?

L’acronyme CSV se traduit par « Comma-Separated Values » et désigne un fichier informatique de type tableur, dont les valeurs sont séparées par des virgules. En d’autres mots, c’est un fichier texte dont le contenu représente une suite de caractères. Ce format est peu connu, mais il est très utilisé à exporter ou importer des bases de données.

Lire un fichier CSV est assez simple. Chaque ligne du texte correspond à une ligne du tableau et chaque virgule équivaut à une séparation entre les colonnes. Je vous fais la démonstration.

Version Excel

Voici à quoi ressemble votre tableau lorsque vous faites la collecte de vos contacts ou de votre base de données. Vous remarquez que des colonnes divisent les données. D’ailleurs, je vous conseille d’éviter d’utiliser les accents ou des caractères spéciaux. Cela va vous simplifier la tâche.

Tableau Excel en exemple pour le transfert de contacts

Conversion au format CSV

Dès que vous avez terminé votre liste de contacts, vous êtes prêt à importer vos données. Elles seront dorénavant divisées par des virgules et sur une seule ligne. Il est aussi possible que vous voyez des guillemets séparant les données à la place : « Rose », « Lafleur », « roselafleur@exemple.com »,  » www.contacts.com « , c’est tout à fait normal.

Votre fichier Excel ressemblera à ceci après la conversion en CSV, vous voyez la différence ?

Tableau Excel converti en CSV pour le transfert de contacts d'un carnet d'adresse

Pourquoi utiliser un fichier CSV pour importer mes contacts ?

C’est la solution la plus pratique. Vous transférez vos contacts une seule fois à partir d’un fichier CSV plutôt que d’ajouter vos relations un par un dans votre carnet d’adresses. Ce qui est vraiment plus rapide, surtout si vous comptez vos contacts par dizaines ! Dans mon cas, je fais beaucoup de copier/coller, de sorte que je travaille plus rapidement !

Comment convertir un fichier Excel en CSV

  1. Ouvrez votre fichier Excel
  2. Cliquez sur « Fichier » puis « Enregistrer sous » 
  3. Sélectionnez le format du fichier « CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (*.csv) »,
  4. Cliquez sur « Enregistrer »,

Capture d'écran dans Excel comment sauvegarder en CSV vos contacts

Maintenant, vous pouvez importer vos données dans votre carnet d’adresses !

C’est assez simple en général. Comme je vous ai mentionné, je travaille avec Mac et j’ai rencontré des embuches à importer mes contacts. Je vous partage donc une solution trouvée pour ceux qui vivraient les mêmes obstacles.

Google Drive

Si vous n’avez pas de compte Google, je vous encourage à vous créer un compte. Google Drive est un serveur nuagique où vous pouvez emmagasiner des documents et les consulter aisément sans avoir votre ordinateur personnel avec vous. C’est un très bon serveur à distance. Cependant, je garde une certaine réserve avec les documents à caractère confidentiel. Vous pouvez malgré tout les protéger par des mots de passe. Oups ! Je m’écarte de mon sujet !

Voilà :

  1. Ouvrir Google DriveCapture d'écran comment trouver Google Drive sur le web
  2. Ensuite, cliquez sur nouveau et choisissez : Google feuille de calculindication de comment créer une nouvelle feuille de calcul Excel dans Google Drive
  3. Copiez/collez vos données de votre fichier Excel à ce nouveau fichier
  4. Enregistrez ce dernier fichier sous le format : valeurs séparées par des virgules (.csv) — le document que vous obtiendrez sera finalement bien encodé en UTF-8 (l’abréviation de l’anglais Universal Character Set Transformation Format – 8 bits, c’est un codage de caractères informatiques).

Comment sauvegarder un tableau Excel en CSV dans Google Drive

Vous êtes maintenant prêt à importer vos contacts ! Yépi !!

Excel

Excel est le logiciel parfait pour accumuler des contacts que vous pourrez par la suite exporter ou importer selon vos besoins. Par exemple, vous cumulez les cartes professionnelles et vous ne savez pas quoi en faire, Excel est un outil idéal pour faire l’entrée de données de vos contacts pour ensuite les importer dans un carnet d’adresses. Si un jour vous perdez vos contacts ou vous changez de fournisseur pour vos courriels, vous aurez toujours accès à votre banque de données de tous vos contacts et vous pourrez les importer à nouveau ! 

Vos données comportent des caractères spéciaux (£, ê, è, é, î, ü…)

  • Non, votre fichier ne compte pas de caractères spéciaux : super, vous pouvez donc importer vos contacts ;
  • Oui, votre fichier a des caractères spéciaux. Par conséquent, vous aurez à faire des petits ajustements manuels. Par contre, les adresses électroniques ne peuvent avoir de caractères spéciaux. Elles ne seront pas valides et pour cette raison, vous ne pourrez pas les utiliser.

Un logiciel incontournable

La connaissance d’Excel n’est pas très répandue et pourtant, c’est un logiciel fantastique et plein de possibilités. Si vous comptez parmi ceux qui ignorent comment utiliser Excel, mais vous désirez obtenir une base de données de vos contacts à importer dans votre carnet d’adresses, faites appel à une adjointe virtuelle qui saura vous aider.

J’offre le service de recherches sur internet et la création d’une base de données selon vos besoins et vos critères. Vous aimeriez importer vos contacts dans Outlook, dans Mailchimp, Sendinblue, Cyberimpact, ou autres applications pour vos campagnes ou vos infolettres et vous avez besoin d’aide. Je suis à votre service et vous pouvez me joindre via mon adresse électronique : info@lyndadionneadjointevirtuelle.com.

Ne laissez pas vos contacts dormir dans vos tiroirs…

Si vous désirez en savoir davantage sur les tâches qu’une adjointe virtuelle peut accomplir, je vous invite à consulter un article que j’ai écrit à ce sujet : 25 tâches que vous pouvez déléguer à une adjointe virtuelle.

J’espère que ce texte vous a été utile ! Pensez à partager! Vous pourriez avoir dans vos connaissances quelqu’un à qui cette information lui serait utile pensant devoir faire tout le travail manuellement. Vous lui ferez gagner du temps!

Au plaisir de lire vos commentaires!

Signature Lynda Dionne adjointe virtuelle

adjointe-virtuelle-lynda-dionne

emojis

La journée internationale des émojis

Bien oui ! Il y a une journée dédiée aux émojis !

Cette journée se tiendra le 17 juillet 2018. Créée il y a trois ans par le fondateur d’Emojipedia, le but est de promouvoir l’utilisation de ces célèbres petits dessins. Emojipedia est le Wikipédia des émojis !! C’est un site web qui recense tous les émojis disponibles !!

Émoticônes ?

L’ancêtre des émojis est l’émoticône apparue en 1982. Il fallut attendre 17 ans avant de voir la naissance de ces icônes minuscules. À vrai dire, c’est Apple qui a propulsé les émojis en intégrant le clavier Unicode Standard. En fait, ce langage ou codage permit la création d’émojis en 2011 et Android suivra la tendance en 2013. Je vous invite à consulter l’article écrit par blog du modérateur pour en connaitre davantage sur l’histoire et l’usage des émojis.

Depuis, les émojis sont régulés par une organisation internationale nommée le consortium Unicode, qui les approuve et les uniformise sur toutes les plateformes. Eh oui ! Il y a des gens qui prennent ça très au sérieux ! La conformité des émojis !

Savez-vous quels sont les émojis les plus utilisés ?

Imaginez-vous que des chercheurs d’une université américaine se sont penchés sur la question ! La réponse varie d’un pays à l’autre, mais la catégorie la plus employée est « happy face » ou visage heureux.

J’inclus le lien de la recherche SwiftKey Emoji Report d’avril 2015 afin que vous puissiez le consulter à votre guise.

Graphique des tops émojis heureux

Pleurer de rire est de loin l’émotion la plus répandue sur Facebook

C’est peu dire, quelque 60 millions d’émojis sont partagés chaque jour sur Facebook et 5 milliards de ces petites icônes sont envoyés à travers la messagerie instantanée, c’est-à-dire le Messenger.

Le tableau ci-dessus publié par Facebook indique les émojis les plus populaires à travers le monde. Essentiellement, les 10 émojis les plus utilisés sur Facebook représentent majoritairement des expressions positives, comme l’amour, le rire et la joie. Au Canada et au Québec, l’icône la plus employée dans les conversations de messagerie instantanée Facebook est le cœur rouge ❤️… ?

Toutes langues confondues, les icônes les plus choisies sont celles de visages heureux ? (près de 45 %), suivis des figures tristes ? (14 %) et des cœurs ? (12,5 %).

Les émojis les plus utilisés sur Facebook

Créer des émojis à votre image

Il y a une multitude d’applications vous donnant la fonction de créer votre avatar. Grâce à l’application gratuite Bitmoji, vous pourrez enrichir vos conversations avec des émojis à votre image. Emojiface vous permet de changer n’importe quelle photo de vous en émoticônes aux émotions variées. Imoji vous offre la possibilité d’inventer une diversité d’émojis.

Pour ma part, je préfère utiliser le logiciel émoji-me. Ainsi, à chaque article je m’amuse à inclure un émoji me représentant !

Quand des émojis mènent en prison

Vous allez surement penser comme moi, c’est probablement une blague ! Et non !

L’utilisation des émojis est prise au sérieux lorsqu’il y a une menace ou un danger pour la sécurité publique. Pouvant être traduites différemment selon les personnes et le contexte, ces petites icônes constituent donc un enjeu important pour la police et de nombreux tribunaux.

Si vous croyez que d’insérer des pistolets, des bombes et un couteau dans vos textes est anodin, détrompez-vous ! Ces symboles forment maintenant un nouveau langage et à cet égard, nous devrions nous soucier de leur importance.

Des cas vécus

Évidemment, l’interprétation des émojis n’est pas toujours limpide et peut, dans certaines situations, mener devant les tribunaux. Voici des cas où des juges ont dû trancher sur la signification ambiguë de ces caractères.Série d'émoijis suggérant une mauvaise interprétation du récipiendaireUn couple a utilisé ces émojis dans des négociations par texto avec le propriétaire d’un logement à louer. Pensant l’affaire conclue, ce dernier a retiré l’annonce. Cependant, ses futurs locataires ont cessé de lui répondre par la suite. Un juge a donc condamné le couple à payer des dommages. Celui-ci affirmait que les icônes « festives » et « optimistes » étaient volontairement trompeuses et justifiaient la mauvaise interprétation par le propriétaire.

émoji fusil à eauEn France, un jeune individu a été condamné à six mois de prison pour avoir texté un émoji représentant un pistolet à son ex-petite amie. Selon le magistrat, il s’agissait d’une menace de mort réelle.

Ces caractères envoyés sur Facebook ont amené à l’arrestation de leur auteur d’origine américaine. D’après les policiers, il s’agissait d’une menace de voies de fait envers le destinataire du message. Toutefois, les accusations ont été abandonnées par la suite.

Des timbres-poste à l’effigie des émojis

En France, vous avez la possibilité d’acheter et de sélectionner plusieurs timbres à l’effigie des émojis. Vous pouvez donc choisir vos préférés via la boutique la poste et envoyer votre correspondance avec vos petits caractères favoris. Amusant, n’est-ce pas ?

Croyez-vous qu’un jour ils disparaitront ?

En fait, ils sont la forme moderne des hiéroglyphes !

À mon avis, les émojis survivront à plus forte raison que le concept des icônes est international et il est facile de traverser la barrière des langues et de l’interprétation.

Autrement dit, ces petites icônes font partie de notre réalité et ils ne sont pas prêts de mourir. D’autant plus, qu’ils sont universels dans plusieurs cas. Un visage souriant ou triste est simple à traduire.

10 000 émojis juste pour le plaisir !

Le catalogue de la société émoji renferme plus de 10 000 icônes et illustrations disponibles pour un usage commercial ou personnel. D’ailleurs, chacune des icônes est disponible en haute résolution. Vous pouvez les utiliser pour toute sorte de reproduction et dans toutes les tailles possibles. Voici le lien The iconic brand emoji. Amusez-vous !

Les nouveaux émojis en 2018

Le Consortium Unicode (ceux qui prennent ça très au sérieux…) a ajouté 157 nouvelles icônes en 2018, dont 77 originaux. Les autres sont des variations des mêmes images tels que la couleur de la peau, des cheveux ou de leur genre. Les voici : 

les nouveaux émojis sortis en 2018

Votre avatar

L'émoji de Lynda Dionne souriante avec les 2 pouces en l'air Si vous êtes de ceux qui aimeraient avoir une série d’images vous représentant pour ajouter à vos documents, en tant qu’adjointe virtuelle, je peux les concevoir pour vous selon vos instructions et vos besoins avec l’application émoji-me.

Notamment, j’ai une promotion pour la conception minimum de dix émojis d’un même personnage avec ou sans texte pour une modique somme de 10 $ plus taxes l’avatar. L’enregistrement se fera en GIF et en JPEG. Je vous propose certains exemples, vous n’avez qu’à cliquer sur ce lien où je vous propose des exemples d’émojis, les possibilités sont infinies !

Vous pouvez me contacter en m’écrivant à info@lyndadionneadjointevirtuelle.com pour avoir plus d’informations.

Aux plaisirs,

Signature Lynda Dionne adjointe virtuelle

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